1. Thông tin chúng tôi thu thập
Thông tin tài khoản
Khi bạn tạo hoặc đăng nhập tài khoản Meetiva, chúng tôi có thể xử lý các thông tin như:
- Địa chỉ email
- Tên hoặc tên hiển thị, khi Đăng nhập bằng Apple hoặc Google cung cấp
- Định danh tài khoản
Xác thực có thể được thực hiện qua email, Đăng nhập bằng Apple hoặc Google Sign-In.
Khi bạn đăng nhập bằng Apple hoặc Google, Meetiva có thể nhận thông tin tài khoản như tên hoặc tên hiển thị, địa chỉ email và mã định danh tài khoản của nhà cung cấp. Đăng nhập bằng email không yêu cầu tên.
Meetiva tạo một mã định danh cài đặt dùng cho mục đích vận hành như kiểm soát mức dùng AI và hạn mức. Mã này có thể được liên kết với tài khoản Meetiva đang đăng nhập trên máy chủ. Mã không dùng cho quảng cáo hoặc theo dõi xuyên ứng dụng.
Nội dung cuộc họp
Khi bạn sử dụng Meetiva, ứng dụng có thể xử lý:
- Tiêu đề và siêu dữ liệu cuộc họp
- Bản ghi âm bạn tạo hoặc nhập vào
- Bản ghi lời
- Tóm tắt cuộc họp
- Quyết định và việc cần làm
Khi bạn đã đăng nhập, Meetiva có thể tải bản ghi âm gốc lên bộ nhớ đám mây riêng tư để sao lưu và phục hồi trên nhiều thiết bị sau này. Bản sao trên đám mây tuân theo hạn mức lưu trữ và thời gian giữ của gói (Free: 500 MB / 30 ngày; Pro: 5 GB / 90 ngày) và có thể bị xóa tự động khi hết hạn giữ. Bản gốc trên thiết bị tách biệt với thời gian giữ trên đám mây và không bị xóa chỉ vì bản trên đám mây hết hạn hoặc tải lên thất bại. Việc tải lên dùng kết nối mã hóa (TLS). Đối tượng trên đám mây được lưu với mã hóa khi nghỉ của nhà cung cấp. Meetiva không cung cấp mã hóa đầu cuối (E2EE) cho nội dung âm thanh.
Dữ liệu cuộc họp có cấu trúc — gồm siêu dữ liệu, bản ghi lời, tóm tắt và việc cần làm — có thể được đồng bộ lên dịch vụ đám mây khi bạn đã đăng nhập.
Bản ghi âm
Khi bạn ghi âm hoặc nhập cuộc họp, Meetiva lưu tệp âm thanh gốc trên thiết bị này. Không có thời hạn tự xóa trên thiết bị; tệp được giữ cho đến khi bạn xóa nó theo vòng đời ứng dụng hoặc thiết bị, hoặc đến khi dữ liệu cục bộ của tài khoản bị xóa sau khi xóa tài khoản.
Khi bạn đã đăng nhập, Meetiva cũng có thể lưu bản sao trên đám mây của bản ghi cuộc họp để khôi phục và xử lý. Gói Free giữ tối đa 30 ngày; gói Pro giữ tối đa 90 ngày. Âm thanh hết hạn hoặc đang chờ xóa được xử lý bởi tác vụ dọn dẹp, và có thể bị trễ nếu tác vụ gặp sự cố.
Xử lý bằng AI
Để cung cấp tính năng chuyển lời và tóm tắt, nội dung cuộc họp liên quan có thể được gửi an toàn tới các nhà cung cấp dịch vụ AI bên thứ ba, bao gồm OpenAI, để xử lý.
Meetiva gửi âm thanh và/hoặc nội dung cuộc họp tới OpenAI để chuyển lời và cung cấp tính năng AI. Meetiva không gửi email hoặc mã tài khoản Meetiva trong nội dung yêu cầu AI.
OpenAI cho biết đầu vào và đầu ra API mặc định không được dùng để huấn luyện mô hình trừ khi khách hàng API chọn tham gia. Với các yêu cầu Responses API mà Meetiva dùng, Meetiva đặt store=false.
OpenAI có thể giữ một số nội dung API để giám sát lạm dụng trong thời gian giới hạn theo kiểm soát dữ liệu API áp dụng.
Hỏi cuộc họp
Hỏi cuộc họp gửi câu hỏi và ngữ cảnh bản ghi lời liên quan tới backend AI và nhà cung cấp của Meetiva để trả lời.
Meetiva không lưu câu hỏi hoặc câu trả lời Ask thành dữ liệu sổ tay. Hạ tầng nhà cung cấp có thể xử lý nội dung đó tạm thời để tạo câu trả lời.
2. Cách chúng tôi sử dụng thông tin
Chúng tôi chỉ sử dụng thông tin khi cần thiết để:
- Xác thực tài khoản của bạn
- Ghi âm hoặc nhập cuộc họp
- Tạo bản ghi lời
- Tạo tóm tắt, quyết định và việc cần làm
- Đồng bộ dữ liệu cuộc họp trên các thiết bị của bạn
- Khôi phục dữ liệu khi bạn đăng nhập trên thiết bị khác
- Duy trì và cải thiện độ tin cậy cùng bảo mật
- Chẩn đoán sự cố kỹ thuật
- Gửi phân tích sản phẩm hướng tới quyền riêng tư qua TelemetryDeck
- Gửi chẩn đoán sự cố và lỗi qua Sentry
- Lên lịch nhắc việc cần làm trên thiết bị này
- Quản lý gói đăng ký App Store và quyền lợi tài khoản
Meetiva không bán thông tin cá nhân của bạn.
Meetiva không dùng nội dung cuộc họp cho quảng cáo.
Mã định danh cài đặt của Meetiva khác với mã phân tích ngẫu nhiên mà TelemetryDeck sử dụng.
3. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu
Dữ liệu tài khoản và dữ liệu cuộc họp được đồng bộ được lưu trên hạ tầng Supabase.
Quyền truy cập dữ liệu đồng bộ gắn với tài khoản đã xác thực của bạn.
Meetiva áp dụng kiểm soát truy cập nhằm ngăn người dùng này truy cập dữ liệu cuộc họp của người dùng khác.
Bản ghi gốc vẫn nằm trên thiết bị theo lựa chọn lưu trữ cục bộ của bạn. Bản sao lưu trên đám mây (nếu có) tuân theo thời gian giữ theo gói và có thể hết hạn tự động.
Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ thông tin, nhưng không hệ thống lưu trữ hay truyền tải điện tử nào có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối.
4. Dịch vụ bên thứ ba
Hiện tại Meetiva dựa vào các nhà cung cấp dịch vụ gồm:
Supabase
Dùng cho xác thực, dịch vụ cơ sở dữ liệu và đồng bộ đám mây.
OpenAI
Dùng để chuyển lời, tóm tắt và Hỏi cuộc họp. Meetiva gửi âm thanh và/hoặc nội dung cuộc họp, không gửi email hoặc mã tài khoản Meetiva, trong nội dung yêu cầu AI. OpenAI cho biết đầu vào và đầu ra API mặc định không dùng để huấn luyện trừ khi khách hàng chọn tham gia. Meetiva đặt store=false cho các lệnh gọi Responses API. OpenAI có thể giữ một số nội dung API để giám sát lạm dụng trong thời gian giới hạn theo kiểm soát dữ liệu API áp dụng.
Apple
Có thể cung cấp Đăng nhập bằng Apple và các dịch vụ App Store.
Có thể cung cấp xác thực Google khi bạn chọn Google Sign-In.
Sentry
Dùng cho chẩn đoán sự cố và lỗi. Meetiva không gắn Sentry User, tắt PII mặc định, làm sạch chẩn đoán trong danh sách cho phép, và không bật phát lại phiên, ảnh chụp màn hình, cây giao diện hay theo dõi hiệu năng. Sentry vẫn có thể quan sát siêu dữ liệu kết nối thông thường như địa chỉ IP mạng khi vận hành dịch vụ.
TelemetryDeck
Dùng cho phân tích sản phẩm hướng tới quyền riêng tư. Meetiva gửi tên sự kiện sản phẩm, thuộc tính cardinality thấp như gói, ngôn ngữ và nhóm, mã phân tích ngẫu nhiên được xoay vòng theo vòng đời tài khoản, và siêu dữ liệu thiết bị/ứng dụng của SDK. Meetiva không gửi tiêu đề cuộc họp, bản ghi lời, tóm tắt, câu hỏi/câu trả lời Ask, email, UUID tài khoản Meetiva, hay thời lượng/số cuộc họp chính xác. Tài liệu của TelemetryDeck cho biết địa chỉ IP không được lưu. Xóa tài khoản không xóa số liệu phân tích tổng hợp đã gửi trước đó.
Các nhà cung cấp này xử lý thông tin theo điều khoản và chính sách quyền riêng tư tương ứng của họ.
5. Trách nhiệm ghi âm
Meetiva cho phép người dùng ghi âm hoặc nhập âm thanh cuộc họp.
Bạn có trách nhiệm đảm bảo đã có đủ sự cho phép hoặc đồng ý từ người tham gia trước khi ghi âm, tải lên, chuyển lời hoặc xử lý cuộc hội thoại.
Luật về ghi âm khác nhau tùy quốc gia và khu vực pháp lý.
6. Lưu giữ và xóa dữ liệu
Âm thanh gốc trên thiết bị được giữ cho đến khi bị xóa theo vòng đời ứng dụng hoặc thiết bị. Không có thời hạn tự xóa trên thiết bị.
Dữ liệu đồng bộ đám mây có thể vẫn gắn với tài khoản của bạn cho đến khi được xóa theo chức năng xóa và quy trình lưu giữ của Meetiva.
Một số thông tin giới hạn có thể được giữ lại khi cần cho bảo mật, phòng chống gian lận, tuân thủ pháp luật, khôi phục sao lưu hoặc các yêu cầu vận hành hợp pháp khác.
Âm thanh sao lưu đám mây được giữ tối đa 30 ngày với gói Free và 90 ngày với gói Pro, tính từ lúc tải lên. Âm thanh hết hạn hoặc đang chờ xóa được xử lý bởi tác vụ dọn dẹp. Thời điểm dọn dẹp phụ thuộc vận hành và có thể bị trễ nếu tác vụ gặp sự cố.
Câu hỏi và câu trả lời Ask không được lưu thành dữ liệu sổ tay Meetiva. Hàng bản ghi lời và tóm tắt trên máy chủ hiện được xóa mềm khi cuộc họp bị xóa.
Nhật ký và bản sao lưu nền tảng Supabase, cũng như thời gian lưu của Sentry, có thể khác nhau tùy cấu hình và gói dịch vụ. Meetiva không cam kết một thời hạn lưu chính xác cho các nhà xử lý đó.
7. Quyền và lựa chọn của bạn
Tùy theo nơi bạn cư trú, bạn có thể có các quyền liên quan đến thông tin cá nhân.
Bạn có thể:
- Xóa từng cuộc họp
- Quản lý bản ghi lưu cục bộ
- Đăng xuất khỏi tài khoản
- Xóa tài khoản Meetiva trong Cài đặt → Tài khoản
- Liên hệ với chúng tôi về yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xuất hoặc xóa dữ liệu
Đăng xuất kết thúc phiên tài khoản đang dùng và ẩn dữ liệu sổ tay cục bộ theo chủ sở hữu. Thao tác này không xóa tài khoản Meetiva hay dữ liệu đám mây.
Xóa tài khoản gỡ tài khoản Meetiva và dữ liệu đám mây thuộc tài khoản theo luồng xóa, rồi xóa dữ liệu cục bộ của tài khoản đó trên thiết bị sau khi máy chủ xóa thành công. Xóa tài khoản Meetiva không hủy gói đăng ký App Store.
Gỡ ứng dụng xóa dữ liệu sandbox cục bộ trên thiết bị đó nhưng tự nó không xóa tài khoản đám mây.
8. Trẻ em
Meetiva không dành cho trẻ em dưới độ tuổi tối thiểu được phép đồng ý sử dụng dịch vụ số theo khu vực pháp lý của các em.
Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân của trẻ em trái với luật áp dụng.
9. Thay đổi Chính sách quyền riêng tư này
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách quyền riêng tư này khi Meetiva phát triển.
Khi có thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ cập nhật ngày "Cập nhật lần cuối" và thông báo thêm khi phù hợp.
10. Liên hệ
Với câu hỏi hoặc yêu cầu về quyền riêng tư, vui lòng liên hệ:
support@meetingmate.app